Tag Archives: Gestion du temps

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Check-list : avant de donner une présentation

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Il y a deux semaines, je publiais un article sur la non-répétition d’un discours.

J’ai eu quelques commentaires me signalant que ne pas préparer un discours n’était pas possible, et que l’exemple que je donnais n’était du qu’à un soit-disant talent que j’aurais, de pouvoir donner un discours sans préparation.

Il y a là plusieurs misconceptions.

La première est que dans la plupart des cas, le talent n’existe pas. Ce qu’on désigne par talent est le plus souvent le résultat d’un travail de longue haleine, lié à une vision. La deuxième est de confondre répétition et préparation.

Lorsque je me suis inscrit pour la première fois à un club Toastmasters, à Bratislava, mon objectif n’était pas d’apprendre à parler en public. Je pensais à l’époque que j’étais un excellent orateur (j’avais tort), et que j’avais surtout besoin de pratiquer (j’avais raison). Même si la désillusion sur mes qualités d’orateur a été brutale lorsque je me suis vu en vidéo, j’ai continué à participer en me fixant un objectif : donner des discours en diminuant au maximum mon temps de préparation. Les premiers résultats furent catastrophiques…

Mais à chaque nouveau discours, j’apprenais ce que je pouvais améliorer pour me préparer plus vite, et ce qui était trop chronophage pour être utilisé. La pratique et les retours, immédiatement donnés, m’ont permis d’améliorer assez vite la partie formelle (voix, langage corporel, interactions avec l’audience). Mais la réduction du temps de préparation a été le plus grand bénéfice. Et pourtant le moins visible par mes auditeurs !

 

Ce que j’écrivais il y a deux semaines, c’est que je ne répétais pas mes discours, pas que je ne les préparais pas. La nuance est importante !

L’activité la plus chronophage lors de la préparation d’un discours, c’est la répétition. Cela prend le temps du discours, multiplié par le nombre de tentatives, le temps passé à se préparer, à débriefer. Cela peut même prendre le temps d’une autre personne, face à qui vous répétez. Et avec la vidéo, aujourd’hui, il ne s’agit pas que du temps à répéter devant sa glace, mais aussi du temps à regarder, plusieurs fois, la vidéo.

 

En réalité, une bonne préparation peut être achevée assez vite. C’est ce que nous expliquons dans notre cours, L’art oratoire à l’usage des cadres et dirigeants.

Un outil simple, que nous utilisons tant pour préparer un discours, qu’une présentation, ou une formation en présentiel, c’est une check-list. C’est cette check-list que nous mettons aujourd’hui à votre disposition.

Utilisez-là, et réduisez non seulement votre temps de préparation, mais aussi limiter les risques que le discours se passe mal !

Elle est en téléchargement sur le site : la check-list avant une présentation professionnelle.

 

 


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Répéter, répéter, répéter !

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Dans le cadre de notre académie partenaire, Vitis Lean, nous offrons des formations pratiques permettant de mettre en oeuvre les principes du Lean.

L’aspect humain étant important, nous avons aussi des formations « soft ». Ainsi en est-t’il de notre cours L’art oratoire à l’usage des cadres et dirigeants.

Un cadre ou un dirigeant a besoin de prendre la parole en public. Souvent. Cela peut être pour mener un atelier, délivrer une présentation, ou discourir face à un groupe d’employés.

Quel est le conseil le plus souvent donné ?

« Pour délivrer correctement un bon discours, il y a trois règles : répéter, répéter, répéter ! »

Comment fait-on lorsqu’on est un cadre occupé ? Peut-on passer des heures à préparer, puis répéter un discours ?

Non !

C’est dans cet esprit que nous avons développé notre cours. Comment être en mesure de créer, puis délivrer un discours avec un impact qui dure,  en optimisant le temps de préparation pour être prêt rapidement, tout le temps.

 

Il serait commode de lister les qualités de notre cours avec une série de points et des comparatifs, ou de réaliser une démonstration théorique et compliquée.

 

Il nous a semblé plus opportun de montrer que cela fonctionne, en pratique.

Ce lundi, autour de 19h00, je devais délivrer un discours.

A 12h30, je n’avais pas encore commencé à le préparer. Bien entendu, je ne partais pas de zéro : j’avais une idée qui me trottait dans la tête, à la suite de la lecture d’un statut sur LinkedIn. Ainsi, à 12h30, mon avancement se résumait à cela : « La stratégie n’est rien sans l’exécution ».

A 19h20, j’ai délivré un discours, en anglais, intitulé « Is having unreachable dreams the key to success? »

Bien sur, il n’est pas parfait. Il y a de nombreux points à améliorer.

Malgré tout,  en le voyant, penseriez-vous que ce discours n’existait pas quelques heures auparavant, et qu’il n’a jamais été répété avant d’être délivré?

Pour délivrer un discours, l’important n’est pas de répéter. L’important est d’appliquer les bons principes lors de sa préparation, pour être prêt rapidement, même quand le temps manque.

Et vous, vous en pensez quoi ?


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Quand le traitement par lots est plus Lean que le flux mono-pièce

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C’est un des principes fondamentaux des approches Lean, un élément indissociable du système de production Toyota (TPS) : le fameux « one piece flow », ou flux mon-pièce.

C’est ce à quoi l’on tend dans les processus industriels, et même dans les services.

En effet, si un produit doit passer par plusieurs étapes de production, un traitement par lot tend à augmenter les délais, les problèmes de qualité, les inventaires… Ce sont là des manifestations des fameux 7 gaspillages auxquels tout expert de l’amélioration continue veut s’attaquer !

Cependant, le mieux est parfois l’ennemi du bien. Nous le constatons depuis quelques temps avec la multiplication d’articles désabusés sur les effets néfastes du Lean, notamment ses déclinaisons dans le domaine des services, ou sans la considération des premiers concernés par les changements, les employés. Comme nous l’avons précédemment écrit, le problème réside souvent dans une recherche excessive de l’application de méthodes, sans comprendre les principes. Ou encore, appliquer le quoi, sans se poser la question fondamentale, qui est pourquoi.

Ainsi en est-il de ce pilier du TPS. Le JIT (Just in time, juste à temps) suppose de réduire au maximum les traitements par lots et de viser la perfection : la production d’une pièce à la fois. On aboutit ainsi au résultat ultime, le flux de production mono-pièce, permettant d’éliminer les stocks intermédiaires, les gaspillages de matière, énergie, main d’oeuvre, de repérer rapidement tous les problèmes de qualité, et donc ne plus avoir de gaspillage.

Appliqué aux services, cela revient à traiter toute information seule, du début à la fin. C’est regarder ses emails, et traiter le problème d’un email jusqu’à sa résolution complète. Cela parait être efficace.

Cependant, dans le cadre d’un processus créatif, le flux mono-pièce ne peut pas fonctionner, car le SMED (Single minute exchange of die) ne peut pas s’appliquer. Là où un processus industriel peut tendre vers le flux mono-pièce, grace à l’augmentation de flexibilité permise par le SMED, méthode d’optimisation des changements d’outils, les processus créatifs demandent un temps incompressibles, non mesurable, et même généralement variable de préparation.

Aller répondre à une série d’emails demandent de se mettre en condition. Il sera plus efficace de les traiter par lots, une fois par jour, que de le faire en continu. Tourner des vidéos d’explication sera plus efficace si tout est préparé à l’avance puis tourné en bloc, pas seulement en raison des contraintes logistiques, mais aussi parce que le présentateur saura se mettre en conditions et le rester.

Bien des initiatives Lean échouent à cause de la perte de vue des principes. Ce qui fonctionne dans un contexte particulier, industriel, peut s’appliquer dans les services. Ou pas. Dans un processus créatif, le traitement par lots générera souvent moins de gaspillages qu’un traitement monolithique. L’homme n’est pas une machine. Il a besoin de temps pour changer de « mode ».

Et vous, qu’en pensez-vous ?


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La simple vue de notre smartphone altère notre attention

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Lors d’un concert, j’ai été surprise de voir tous ces bras levés, nous imposant leurs écrans pour filmer la scène. Pourquoi mettre un filtre entre nous et la scène ? Les « smartphones » ont remplacé les briquets, la magie en moins. Cet exemple illustre la place qu’ont pris les téléphones intelligents dans notre vie.

Qui n’a jamais fait demi-tour parce qu’il avait oublié son téléphone à la maison ? Impossible de passer une journée sans lui.

On le comprend aisément. Le smartphone présente bien des avantages.  Il nous offre de nombreux outils qui facilitent notre quotidien : appareil photo, agenda, calculatrice, internet, GPS, accès aux mail et réseaux sociaux sans compter les nombreuses applications. Le tout en un seul appareil, ce qui présente l’indéniable avantage d’alléger notre sac.

Il nous rassure car nous pouvons rester en permanence en contact avec notre entourage. Nous pouvons prévenir d’un retard. En cas de panne de voiture, nous joignons aisément un service assistance. Il facilite la communication.

Mais ces avantages ont leurs revers. Le fait d’être joignable en permanence nous empêche de nous déconnecter et de profiter simplement de l’instant présent.

Une enquête de Mediamétrie de juin 2017 indique que la moitié des français de plus de 15 ans utilise tous les jours le mobile pour aller sur internet. Parmi le top 30 des marques les plus visitées, Facebook arrive en 2ème position avec 23 475 000 visiteurs par jour, Twitter en 11ème position avec 4 488 000 visiteurs et LinkedIn en 24ème position avec 1 889 000 visiteurs.

En fait le smartphone nous sollicite constamment et de nombreuses études s’accordent pour dire qu’il nuit à notre concentration.

Conscients de cet effet, nous nous efforçons d’appliquer quelques conseils lorsque nous devons nous concentrer : utiliser la boite vocale, supprimer les notifications, le mettre en silencieux.

Malgré tout, une étude parue dans la revue médicale « Journal of the Association of consumer Research » vérifie l’hypothèse de « brain drain » (fuite des cerveaux) selon laquelle la simple vue du téléphone nous distrait inconsciemment. En effet, sa présence occupe des ressources cognitives à capacité limitée, ce qui laisse moins de ressources disponibles pour d’autres tâches et altère donc nos performances cognitives.

Gérer notre temps consiste aussi à se réapproprier la concentration. Alors pourquoi ne pas ranger notre smartphone dans un tiroir quand nous devons maintenir notre attention ?

Et vous, qu’en pensez-vous ?


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Comment tuer la productivité : la fonction push

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Avec l’arrivée des smartphones, on a observé la multiplication des applications de productivité. Elles sont devenues si nombreuses qu’elles ont leur propre catégorie. Cependant, le piège des outils de productivité est de nous faire tomber dans la réactivité, notamment avec les alertes qu’ils envoient.

Je suis moi-même un utilisateur de la première heure des smartphones et de leurs ancêtres. En 2004, j’utilisais un PDA avec wifi. Bien avant la sortie du premier iPhone, je consultais mes emails et passais des appels en VOIP à l’aide d’un Nokia. Il n’est pas difficile de me convaincre de la praticité d’avoir un accès facile aux emails et autres informations en ligne. Il faut cependant être clair sur la façon de les utiliser.

Prenons un exemple simple. Lors de la configuration d’une boite email, le mode de réception par défaut est le mode « push ». Cela signifie qu’à chaque réception d’email, on est averti. On ne perd pas une minute. On réagit.

C’est bien là le problème ! Un dirigeant doit être plus pro-actif que réactif.

Il doit décider quand contrôler ses emails, et ne pas laisser contrôler par eux. L’essentiel de sa semaine est consacrée à des taches ayant des implications à long terme, que ce soit la définition de la stratégie, le développement commercial ou encore l’augmentation des compétences de ses collaborateurs. Parfois, certes, il doit réagir et gérer des crises. Son rôle principal reste cependant de développer l’organisation pour éviter ces crises.

Pour cela, le leader doit être maître de son temps. Cela commence par être maître de la consultation de ses emails : suppression de la fonction push de tous les appareils, fermeture de toutes les applications de courrier, décision de quand contrôler les emails.

Et vous, qu’en pensez-vous ?


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Ne pas déconnecter : un symptôme

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Cette semaine, sur LinkedIn, un statut m’a interpellé. L’auteur est un entrepreneur mobile : l’essentiel de son activité se fait sur et par internet. Il expliquait ne jamais mettre de statut Absent dans Outlook.

Je me suis dit que c’était une approche intéressante.

En effet, si les processus fonctionnent bien, que les responsabilités sont descendues au niveau le plus bas possible, et que la chaine de commande – et donc de délégation- est correctement établie, alors il est inutile de signaler son absence par email.

Tout problème nécessitant une résolution rapide sera filtré et solutionné par les équipes. Si, in fine, cela sort de leurs compétences ou capacités, un appel téléphonique sera plus efficace qu’un email. Bon point !

 

Mais je m’étais trompé. La raison pour laquelle l’entrepreneur en question ne mettait pas de statut Absent est qu’il n’était jamais complètement déconnecté ! Même en vacances, il souhaitait pouvoir répondre au quart de tour à tous les clients. Bien que déléguant, il souhaitait garder un œil sur ses équipes. Tous les processus passaient par lui. Il déléguait, mais il surveillait, même de loin.

 

Si un dirigeant ne peut pas déconnecter une semaine, il a un problème. Un dirigeant se concentre sur le long terme, et cela ne peut se faire que s’il peut se détacher de l’opérationnel. Ne pas pouvoir déconnecter une semaine est un symptôme : le dirigeant doit intervenir opérationnellement.

 

Pouvoir se détacher, ou devoir intervenir ?

 

Un dirigeant, surtout dans une PME, a toujours une partie de travail opérationnel. Il ne s’agit pas de vivre dans une tour d’ivoire. Mais s’il doit rester connecté quand il est absent, pendant sa semaine de repos, au cas où il devrait intervenir, comment peut-il se déconnecter quand il est présent au travail ? Comment peut-il se détacher de l’opérationnel pour se consacrer au long-terme ?

Et vous, qu’en pensez-vous ?